Pravidla ochrany osobních údajů

Informace pro zákazníky o zpracování osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“ nebo „Obecné nařízení“). V tomto dokumentu bychom vás rádi informovali o zásadách a postupech při zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech, a to v souladu s Obecným nařízením a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Správce – společnost VEXTA a. s., se sídlem Hovorčovická 137, Pakoměřice, 250 65 Bořanovice, IČO 26196662 tímto dokumentem plní povinnost ve smyslu ustanovení článku 13 a 14 Obecného nařízení, a to poskytnout transparentním způsobem subjektu údajů (zákazníkovi, třetí straně) informace o zpracování osobních údajů. Společnost VEXTA a. s. zpracovává osobní údaje v duchu následujících principů vyplývajících z Obecného nařízení:

• Zákonnost, korektnost a transparentnost: Veškeré osobní údaje zpracovávané společností VEXTA a.s. musí být ve vztahu k subjektu údajů zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem;
• Účelové omezení: Osobní údaje lze shromažďovat pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a tyto údaje nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
• Minimalizace údajů: Osobní údaje lze zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu;
• Přesnost: Zpracovávat lze pouze přesné a v případě potřeby aktualizované osobní údaje; musí být přijata veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
• Omezení uložení: Uchovávat osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů lze pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely zpracování;
• Integrita a důvěrnost: Osobní údaje lze zpracovávat pouze způsobem, který zajistí náležitou ochranu osobních údajů pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření, a to před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením;
• Odpovědnost: Dodržení výše uvedených zásad včetně souladu s platnými a účinnými právními předpisy na ochranu osobních údajů musí být společnost VEXTA a.s. schopna doložit;

VEXTA a.s. zpracovává následující osobní údaje, resp. kategorie osobních údajů:
a)    identifikační a adresní údaje: oslovení, akademický titul, jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, místo narození, státní příslušnost, sídlo podnikání, IČ;
b)    elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa, ID datové schránky;
c)    další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu, číslo zákaznického účtu atd.
d)    další osobní údaje poskytnuté zákazníkem ve Smlouvě/Dodatku či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací;

VEXTA a.s. zpracovává osobní údaje zákazníků na základě následujících právních důvodů (titulů):
a)    oprávněný zájem Jedná se o případy, pro které není nutný souhlas se zpracováním osobních údajů.

• Za účelem ochrany majetku společnosti  VEXTA a.s. jsou v prostorách společnosti umístěny kamerové systémy. O umístění kamerových systémů je zákazník vždy informován informačními cedulemi a piktogramy při vstupu do takového prostoru. Záznamy z kamerových systémů jsou pouze obrazové bez zvukového záznamu a jsou archivovány po nezbytně nutnou dobu (15 dnů) a mimo uvedený účel nejsou dále nijak zpracovávány a nikomu předávány nebo zpřístupňovány.  V případě nutnosti jsou záznamy předány pouze orgánům činným v trestním řízení za účelem řádného objasnění skutkového stavu věci.
• Za účelem vymáhání pohledávek v nezbytném rozsahu osobních údajů a po dobu zákonných promlčecích lhůt.
• Za účelem zasílání obchodních sdělení v rozsahu osobních údajů (telefonních čísel, e-mailových adres apod.) zákazníkům v souladu s ustanoveními zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, do doby, dokud zákazník nevyjádří nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení (tzv. princip opt-out). Zasílání obchodních sdělení ne-zákazníkům pouze na základě uděleného platného souhlasu, který je projevem svobodné vůle zákazníka a tvoří tak specifický titul pro takové nakládání s osobními údaji (tzv. princip opt-in).

b)    plnění smlouvy VEXTA a.s. zpracovává osobní údaje zákazníků pro účely související s plněním smluvních závazků obou smluvních stran, zejména pro účely platného uzavření, změny a ukončení smlouvy v souladu s  občanským zákoníkem, Rozsah zpracovávaných osobních údajů pro tyto účely je vymezen údaji na formulářích smluv, plných mocí, které nejsou označeny jako nepovinné. Standardně se jedná zejména o tyto údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa stavby, sídlo podnikání, IČ, číslo bankovního účtu. Doba zpracování je vymezena dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s VEXTA a.s. Zpracování osobních údajů mohou pro VEXTA a.s. provádět zpracovatelé výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, tzn. s garancemi organizačně-technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům. Společnost VEXTA a.s. nepředává osobní údaje svých zákazníků ke zpracování do třetí země nebo mezinárodní organizaci (mimo rámce EU).

Zákazník má právo:
a)    na přístup ke svým zpracovávaným osobním údajům,
b)    jejich opravu,
c)    jejich výmaz,
d)    vznést námitku proti zpracování;
e)    podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů dozorového úřadu.